საქმიანი ადამიანები, სტარტაპერები ან, თუნდაც, მსხვილი კომპანიის წარმომადგენლები შეხვედრებს დიდ დროს უთმობენ. მაგალითად, Microsoft-ის 2023 წლის ანგარიშის თანახმად, ამერიკელი თანამშრომლები კვირაში საშუალოდ 7.5 საათს ატარებდნენ შეხვედრებზე. ეს მოიცავს ინდივიდუალურ შეხვედრებს, იდეების გენერირებას, შეთანხმებას, განხილვას და სხვა. მართალია, ზოგს ეზედმეტება შეხვედრა და თვლის, რომ ელფოსტაც საკმარისია, სწორად ჩატარებული შეხვედრები იდეების გაზიარებისა და კონსენსუსის მიღწევის ძლიერი საშუალებაა.
თუმცა არსებობს სპეციალურად შესარჩევი დრო, რომელიც, როგორც კვლევა გვეუბნება, შეხვედრების პროდუქტიულობას ზრდის, განსაკუთრებით, უფროსებისა და აღმასრულებელი დირექტორისთვის. ამ გზამკვლევში ვისაუბრებთ იდეალური შეხვედრის შესახებ, რომელიც კომუნიკაციას მაქსიმალურად ეფექტურს გახდის.
როდის დავგეგმოთ შეხვედრა
შეხვედრის დაგეგმვის საუკეთესო დრო, ცხადია, ადამიანების დატვირთულ გრაფიკზეცაა დამოკიდებული, თუმცა 2016 წლის Cognition-ის კვლევამ აჩვენა, რომ გადაწყვეტილების მისაღებად საუკეთესო დრო დილა იყო.შეხვედრების დაგეგმვის აპლიკაციის, Fellow-ის მიერ ჩატარებული კვლევის თანახმად, საუკეთესო დრო დილის 10 საათიდან შუადღემდეა. ეს პროდუქტიულობისა და გადაწყვეტილების მიღების საუკეთესო მონაკვეთია.
თუმცა, თუ მიზანი მაღალი დასწრებაა, YouCanBookMe-ს კვლევა ვარაუდობს, რომ საუკეთესო დრო 14:30-დან 15:00 საათამდეა.
საინტერესოა ისიც, რომ 2023 წელს Calendly-ს ბიზნესპლატფორმაზე დარეგისტრირებული შეხვედრების 43% 14:00-დან 18:00 საათამდე იყო ჩანიშნული. ყველაზე პოპულარული დღე იყო ოთხშაბათი, ხოლო სამშაბათი ვირტუალური შეხვედრებისთვის.
როდის არ უნდა დაგეგმოთ შეხვედრები
ორშაბათი დილა ყველაზე არასწორი გადაწყვეტილებაა, რადგან შაბათ-კვირის შემდეგ ადამიანები უბრუნდებიან ოფისებს და გეგმავენ კვირას, ხოლო შეხვედრა ხელს შეუშლის მათ.
ლიდერებმა იციან, რომ შეხვედრები ბიზნესის წარმატებისთვის აუცილებელია. იმისათვის, რომ თქვენი შეხვედრიდან მაქსიმალური კომუნიკაციური ღირებულება მიიღოთ, რა მიზნითაც არ უნდა იყოს ის, ეცადეთ, ის მაშინ დაგეგმოთ, როდესაც თქვენი თანამშრომლები უფრო კონცენტრირებულნი არიან.
ასწავლეთ თქვენს თანამშრომლებს წინა დღით მომზადება
მნიშვნელოვანია, თქვენს გუნდს ასწავლოთ შეხვედრების წინა დღეს დაგეგმვა. ექსტრემალური სიტუაციის გარდა, საქმიან პარტნიორთან დარეკვა და ერთ საათში შეხვედრის დანიშვნა საკმაოდ ცუდი ჟესტია.
გარდა ამისა, დღის დასაწყისში შეხვედრების დაგეგმვა ზოგჯერ წინა დღით მომზადებას გულისხმობს, რადგან შესაძლოა რიგ საკითხებში ვერ ერკვეოდეს ადამიანი და ინფორმაციის მოძიება ან ვინმესთან კონსულტაცია სურდეს თქვენთან მოსვლამდე. ამიტომ ყველაზე ოპტიმალურია მინიმუმ ერთი დღით ადრე დამენეჯმენტება.
რას ფიქრობენ სპეციალისტები ლანჩის დროს შეხვედრებზე
ეს, როგორც წესი, შესვენების დროა, ამიტომ სიფრთხილით უნდა მოეკიდოთ. თუ საქმიან პარტნიორს პირველად ხვდებით, უმჯობესია, ჯერ ოფისში დაიბაროთ, რადგან არ იცით, როგორი რეაქცია ექნება ლანჩზე მოპატიჟებაზე.
თუ ადამიანს უკვე იცნობთ და იცით, რომ მისთვის შესაძლოა ეს დრო უფრო მოსახერხებელი იყოს, მაშინ თამამად დანიშნეთ ლანჩშეხვედრა.
აქვე იმასაც გვირჩევენ, რომ ოფისში შეხვედრის დროს აუცილებლად იქონიეთ და შესთავაზეთ პარტნიორებს წყალი, ჩაი, ყავა ან გამაგრილებელი სასმელი. უკეთეს ვარიანტში კი წასახემსებლებიც შეგიძლიათ, როგორიცაა თხილეული და ჩირი.
გამორიცხეთ შეხვედრები 18:00 საათზე და შემდგომ
თუ თქვენც და თქვენი პარტნიორებიც დილიდან მუშაობთ, საღამოს შეხვედრებს არ გირჩევთ. კვლევები მოწმობს, რომ ამ დროს ყველა უკვე საათს უყურებს და შეიძლება საერთოდ გამორჩეს ისეთი მნიშვნელოვანი დეტალი, რომელიც პროექტის შეთანხმებისას თქვენთვისაც და მისთვისაც აუცილებელი იყო. მაშინაც კი, თუ შეხვედრას ონლაინ გეგმავთ, ეცადეთ, აარჩიოთ შუადღე.
ალბათ საუბარიც არაა საჭირო იმაზე, რომ შეხვედრა არ უნდა დანიშნოთ შაბათ-კვირას. ამან შეიძლება ძალიან ცუდად იმოქმედოს თქვენს იმიჯზე, რადგან ეს ავტომატურად ნიშნავს, რომ მათ დროსა და საქმისა თუ ცხოვრების ბალანსს არ სცემთ პატივს.
